IZM Akademija Upravljanja projektima

Upravljanje projektom je primjena znanja, vještina, alata i tehnika na projektne aktivnosti kako bi se zadovoljili projektni zahtjevi. U ovom dijelu upoznat ćete se sa standardom i načelima upravljanja projektima, projektnim ograničenjima, organizacijskom strukturom i sustavima, organizacijskim procesnim sredstvima i faktorima okruženja poduzeća. Dobit ćete odgovore na sljedeća pitanja:

• Kako prepoznati situaciju u kojoj treba primijeniti znanja i standard projektnog upravljanja?
• Donosi li korist novog načina rada i odakle krenuti s projektnim upravljanjem te kada ću vidjeti prednosti?
• Sada kada sam voditelj projekta, što još moram znati o kodeksu i etici upravljanja projektom?
• Što je moja uloga i odgovornosti, koje su uloge i odgovornosti tima, sponzora, ostalih dionika?
• Kako upravljati projektom u ne projektnoj strukturi organizacije?

U fazi pokretanja projekta temeljitije ćete se osvrnuti na teme kao što su opseg projekta, svrha, ciljevi i ključne točke te različiti utjecaji i interesi dionika unutar projekta. Dobit ćete odgovore na sljedeća pitanja:

• Na početku projekta, o čemu prioritetno razgovarati s projektim timom?
• Što je prvi korak u planiranju?
• Koja znanja i koje ekspertize trebam već na samom početku projekta te koje dokumente i informacije trebam konzultirati prije nego krenemo u provedbu?
• Kako ću znati gdje sam u projektu i koji dio posla je još preostao?
• Koji alat i metode koristiti u planiranju posla kojeg moramo napraviti u projektu?
• Kako osigurati pozitivan feedback klijenta: „Da – to je to! Bravo. To smo naručili!“

Važnost dobrog rasporeda imat ćete priliku upoznati kroz izradu plana upravljanja rasporedom, te kroz definiranje aktivnosti na projektu i određivanje njihovog slijeda. Ući ćete u upotrebu alata i tehnika za procjenjivanje trajanja aktivnosti i samu izradu rasporeda, te potom njegovu kontrolu. Vježbati ćemo izradu gantograma. Procijenit ćemo potrebne resurse po aktivnostima prve hijerarhije WBS-a. Za kraj slijedi kontrola resursa.

Bavit ćemo se rješavanjem pitanja kao što su:

• Što je uzrok često kašnjenja i kako to izbjeći?
• Kako kvalitetnije procijeniti i planirati potrebno vrijeme i tko može najbolje pomoći?
• Kako procijeniti potreban rad kada nismo sigurni u procjene?

Putovanje kroz fazu upravljanja projektom nastavlja se upravljanjem troškovima kroz podjelu na četiri primarne faze: određivanje proračuna, kontrolu troškova, nastale troškove i procjenu troškova. Posebnu pozornost posvetit ćemo kontroli troškova.
Unutar ovog modula raspravljat će se o fazi izvođenja projekta, kao i o temama kao što su planiranje nabave, te o načinima za dobivanje prihvaćanja isporuka od strane korisnika.
Bavit ćemo se rješavanjem pitanja kao što su:

• Imamo li planiran trošak za novu promjenu i gdje je, kako ga prethodno odrediti?
• Kako prevenirati trošak mogućih rizika koji se mogu aktivirati?
• Kako znati na brz i siguran način koliko smo potrošili i koliko je ostalo u odnosu koliko smo napravili?
• Ne možemo odraditi, hitno moramo nabaviti – kako organizirati ovu promjenu?
• Na koji način znati koliko je stvarno ostalo do kraja i koliko će stvarno to koštati?

U ovom modulu podijelit ćemo znanje i iskustva u neizostavnim izazovima vezanim uz kvalitetu i rizike na projektu. O upravljanju kvalitetom razgovarat će se u smislu zadovoljstva korisnika, osiguranja kvalitete, kontrole kvalitete i tehnika procjene. Bavit ćemo se identifikacijom i analizom rizika i pri tom koristiti alate i metode koji su najbolji upravo za projekt koji provodimo. Upoznat ćemo se s Matricom vjerojatnosti pojave i vjerojatnosti učinka rizika. Planirat ćemo odgovore za neke od identificiranih rizika, a potom ćemo neizostavno sve rizike nadzirati i kontrolirati.
Naći ćemo rješenje za situacije u kojima se pitamo:

• Još nismo krenuli s provedbom, a već smo prepoznali puno rizika, što ćemo s njima odmah sada na početku?
• Sada kada znam koji su rizici, kako pripremiti plan odgovora i tko će mi pomoći oko njih?
• Moram li ja kao voditelj upravljati svim rizicima?
• Kako osigurati ugovorenu kvalitetu i to na samom početku, tko mi može pomoći i koje metode primijeniti?
• Zašto projekt duže traje jer klijent ne prihvaća primopredaju, jesmo li to mogli spriječiti i kako?

U ovom izuzetno dinamičnom modulu bavit ćemo se planiranjem, upravljanjem i nadzorom komunikacija na projektu. Pozornost će nam privući veliki broj tipova komunikacije, te njihova učestalost i mogući kanali komunikacije. Kako organizirati i potaknuti produktivnu komunikaciju kao neizostavni dio svakog uspješnog projekta uz korištenje „tips and tricks“ i kako ih prilagoditi značajkama svog projekta. Približit ćete se vještinama za učinkovito upravljanje sastancima uključujući kick-off i kick-out sastanak.

Pitamo i odgovaramo:

• Sada radimo udaljeni, trebamo li pomoć u upravljanju komunikacijom?
• Previše vremena trošimo na sastancima, kako možemo biti konkretniji i svrhovitiji za projekt?
• Komunikacija u našem timu je dobra, no nekako projekt uvijek duže traje i treba dodatne kanale za međusobno razumijevanje i provedbu, kako mogu upravljati bolje?
• Navikao sam na promjene, no one uvijek koštaju, kako mogu time upravljati - imati pod kontrolom troškove i proizvod?
• Kako reći „ne“ idejama i zahtjevima za promjene koje ne donose benefit, a stvaraju nove troškove i rokove?
• Postoji li nekakav protokol za promjene prihvatljiv za klijenta i nas?

Ovaj modul je osmišljen za osvještavanje koristi upravljanja zadacima i projektima prema standardima. Bavit ćemo se organizacijom, ulogama i odgovornostima na projektu. Upoznat ćemo se sa strukturom projektnog plana i vještinama koje nam pomažu u sastavljanju dobrog plana projekta. Istaknut ćemo važnost „naučenih lekcija“.
Znam i vodim zadatke i projekte, no trebam strukturu i standard, da sve „sjedne na mjesto“ od planiranja, upravljanja timovima kroz provedbu i sve što trebam pripremiti prilikom zatvaranja faza/projekta. Želim znati što je bilo dobro i što možemo popraviti, kako prikupiti povratne informacije od svih dionika?

Ovaj modul uvodi u primjenu agilnog upravljanja: zašto, gdje, kada i kako? Upoznat ćete se s koristima primjene agilnog upravljanja, te mogućnostima kombinacija agilnog upravljanja s drugim metodologijama.  Tragom najpoznatijih agilnih metodologija istaknut ćemo neke od alata i obrazaca za agilno vođenje projekata i krenuti put trendova u upravljanju rasporedom i resursima. Upravljanje kvalitetom u agilnom pristupu svakako spada u privlačne izazove s kojima ćemo se suočiti.